限られた時間で「伝わる」文章を書くためのアウトライン作成術
ビジネスシーンで「伝わる」文章を効率的に作成するために
企業の企画・広報担当者や社内外への情報発信に携わるビジネスパーソンにとって、限られた時間の中でターゲットに響く文章を作成することは常に求められる課題です。企画書やプレスリリース、社内向け報告書など、書くべきものは多岐にわたり、それぞれに明確な目的と伝えるべき内容があります。
しかし、「何から書き始めれば良いか分からない」「途中で論点がブレてしまう」「構成が思いつかず時間がかかる」といった悩みを抱える方も少なくないでしょう。発想がマンネリ化し、定型的な表現に終始してしまうという声も聞かれます。
このような課題に対する有効なアプローチの一つが、文章を作成する前にその「骨子」を組み立てるアウトライン作成です。アウトライン作成は、単なる下書き作業ではなく、思考を整理し、論理的な文章構成を効率的に検討するための重要なプロセスです。これにより、表現力を高め、発想を具体的な形に落とし込み、執筆時間を短縮することが期待できます。
アウトライン作成がもたらす効果
アウトラインを作成するプロセスは、以下のような効果をもたらします。
- 思考の整理: 伝えたい情報を体系的に整理し、漏れや重複を防ぐことができます。
- 論理的な構成の構築: 全体の流れや各要素間の関係性を視覚化し、読者が理解しやすい論理的な構成を事前に検討できます。
- 執筆効率の向上: 構成が決まっているため、書くべき内容に集中でき、執筆中の迷いや手戻りを減らし、効率的に書き進めることが可能です。
- 伝達力の向上: 伝えたいメッセージが明確になり、根拠や具体例が適切に配置されるため、「伝わる」文章を作成できます。
- 発想の具体化と展開: 頭の中にある曖昧なアイデアを言語化し、どのように展開していくかを検討する過程で、発想を具体化・発展させることができます。
アウトライン作成は、まさに言葉の筋トレにおける「設計図作成」に相当する工程と言えるでしょう。
実践：アウトライン作成の具体的なステップ
具体的なアウトライン作成のステップは、文書の種類や複雑さによって異なりますが、基本的な流れは共通しています。ここでは、ビジネス文書作成を想定した一般的なステップをご紹介します。
ステップ1：目的とターゲットの明確化
文章を作成する最も根源的な問いは、「なぜ、この文章を書くのか？」そして「誰に、何を伝えたいのか？」です。この目的とターゲットが明確でなければ、内容はブレ、誰にも響かない文章になってしまいます。
- 目的: 文章を通じて何を達成したいか（例：商品を理解してもらう、企画を承認してもらう、現状を報告する）を具体的に定義します。
- ターゲット: 誰に向けて書くか（例：社内決裁者、特定の顧客層、メディア関係者）を明確にし、その人たちの知識レベル、関心、抱える課題などを想定します。
このステップは、文章全体の方向性を決定する羅針盤となります。
ステップ2：伝えたい主要メッセージの抽出
目的とターゲットを踏まえ、この文章で最も伝えたい核となるメッセージを抽出します。これは、読者に「これだけは覚えて帰ってほしい」と思うポイントです。複数のメッセージがある場合は、優先順位をつけたり、グループ化したりします。
例えば、新しい企画提案であれば、「〇〇という課題に対し、△△というソリューションで□□の効果が見込める」といった簡潔な形にまとめられます。
ステップ3：全体の流れの骨子作成
主要メッセージを伝えるために、どのような順序で情報を提示するのが効果的か検討します。一般的には、以下のような構成パターンがよく用いられます。
- 序論 → 本論 → 結論: 最も基本的な構成。問題提起や背景説明で導入し、詳細な情報や分析を本論で展開し、まとめや提言で締めくくります。
- PREP法 (Point, Reason, Example, Point): 結論を先に述べ、その理由、具体例を挙げ、最後に改めて結論を強調する構成。特に説得力を持たせたい場合に有効です。
- 起承転結: 物語や説明に適した構成ですが、ビジネス文書では「転」の部分で論点が飛躍しないよう注意が必要です。
ターゲットや内容に応じて、最適な構成パターンを選択し、序論、本論（必要に応じて複数のセクションに分割）、結論といった大まかな流れを決定します。
ステップ4：各セクションの小見出し設定
ステップ3で決定した大まかな流れに基づき、各セクションで具体的にどのような内容を扱うかを示す小見出しを設定します。小見出しは、読者が文章全体の内容を把握しやすくなるだけでなく、執筆者自身が内容を整理する助けとなります。
例えば、企画書の「本論」セクションを、「現状分析」「課題設定」「提案内容」「期待効果」「実施スケジュール」「コスト」といった小見出しに分解します。
ステップ5：箇条書きでの内容肉付け
設定した小見出しごとに、具体的にどのような情報を盛り込むかを箇条書きでリストアップします。ここでは、詳細な文章を書く必要はありません。キーワード、データ、事例、引用したい情報源などを簡潔に記述します。
- 現状分析：市場規模データ（出典）、競合Aの動向、顧客アンケート結果
- 課題設定：既存サービスの利用率低迷（具体的な数値）、顧客の不満点（アンケートから抜粋）
- 提案内容：新機能〇〇（特徴）、導入プロセス、利用メリット
- 期待効果：売上〇%増、顧客満足度△ポイント向上、コスト削減（具体的な数値）
この箇条書きが、実際の執筆における具体的な材料となります。この段階で「書くべきことが足りない」と感じたら、改めて情報収集や発想を深める作業に戻ることも可能です。
アウトライン作成を習慣化する
アウトライン作成は、慣れるまでは少し時間がかかると感じるかもしれません。しかし、この準備に時間をかけることで、結果的に執筆全体の時間を短縮し、より質の高い文章を作成できるようになります。
様々な文書作成においてアウトライン作成を実践することで、論理的な思考力と構成力が養われます。これは、表現力や発想力を高める上でも基盤となる重要なスキルです。
日々の業務の中で、簡単なメモ書きレベルからでも構いませんので、文章を書く前に「何のために、誰に、何を、どのような順序で伝えるか」を整理する習慣を取り入れてみてはいかがでしょうか。この「言葉の設計」のトレーニングが、あなたの言葉の力をより確かなものにしてくれるはずです。